Классическая схема документооборота по сделке
Договор. Любая сделка, согласно Гражданскому кодексу Кыргызской Республики начинается с договора. Договор может быть заключен на бумаге (если речь идет о договоре поставки, купли-продажи, оказания услуг и т.д.) – если такой договор имеет существенные условия поставки товаров, оказания услуг. Если же сделка упрощена – например, разовая покупка продовольственного товара в магазине – то договор, согласно ГК КР считается условно заключенным, даже если он не распечатан на бумаге, при выполнении условий осуществления сделки – оплата товара, заказ товара через сайт, пользование определенными сервисами.
Так, например, не требуется каждый раз заключать договор в продовольственном магазине при приобретении продуктов питания или иных непродовольственных товаров, если вы приобретаете их на общих условиях, на которых работает магазин.
Интересный факт – согласно ГК КР ценник на товар, выставленный на витрине в обычном магазине, характеризуется в упрощенном виде как публичное предложение, или публичная оферта. Приобретая, например, бутылку минеральной воды по установленной в магазине цене – вы условно выражаете свое согласие с публичной офертой магазина на приобретение вышеуказанного товара и таким образом условно заключаете договор купли-продажи с магазином. Разница в том, что такой договор нет необходимости заключать на бумаге. Публичная оферта – договор, обуславливающий согласие с его условиями покупателем уже в момент совершения сделки. Также как, например, в такси – ваше согласие воспользоваться услугами такси по установленному тарифу – является условным согласием с Публичной офертой таксомоторной компании, и такой договор считается подписанным. Ваш отказ воспользоваться услугами такси – отменяет ваш акцепт условий публичной оферты таксомоторной компании.
Так или иначе, отвечая на вопрос – нужно ли для каждой сделки заключать договор – мы рекомендуем опираться на условия сделки – если есть дополнительные условия купли-продажи или поставки товара, или оказания услуг (помимо основных требований ГК КР) по срокам, методам транспортировки, ответственности сторон, момента передачи права собственности, условий постпродажной ответственности (конфиденциальность, пределы ответственности) и т.д. – то такой договор следует заключать на бумаге.
Важно понимать, что договор, заключенный между юридическими лицами, как правило не требует дополнительного заверения у нотариуса (если этого не требуется согласно Законодательству КР), т.к. он уже заверен подписями ответственных лиц (Директорами компаний, или уполномоченными на то лицами) и скреплен печатями организаций. Также, не стоит придавать особое значение печати – согласно юридической практике – печать закрепляет подпись, но не наоборот.
Если же вы заключаете договор с физическим лицом (покупателем) – то такой договор также не подлежит обязательному заверению у нотариуса (за исключением договора купли-продажи недвижимости и других договоров, в отношении которых требуется обязательное нотариальное заверение согласно ГК КР).
Поговорим о типовых условиях сделки и документооборота в них.
Также, заключение договора (в большинстве случаев) не обязывает стороны обязательно выполнить его условия. Если ни одна из сторон не приступит к выполнению условий договора – такой договор просто останется не действующим. Основа любого договора – установление условий будущей/будущих сделок между сторонами.
Договор необходимо заключать для того, чтобы «застолбить» условия будущей работы на бумаге и закрепить ответственность в будущем.После того, как вы заключили договор с покупателем/ заказчиком (устно или на бумаге) с момента начала работы начинается основной документооборот по сделке.
Предварительный этап – Спецификация. В случае с договором поставки или договором оказания услуг – чаще всего обуславливаются общие принципы работы и глобальные суммы и сроки действия договора. Как только стороны пришли к согласию относительно условий работы (заключили договор) далее следует первая сделка. На этом этапе, для определения объема первой поставки /оказания услуг – между сторонами заключается дополнение к договору, т.н. Спецификация, где стороны обозначают конкретное количество, цену товаров для поставки (объем, сроки оказания услуг) и итоговую стоимость, а также порядок взаиморасчетов по вышеуказанной спецификации. Спецификация может быть заключена вместе с основным договором, если это разовый договор, или не быть заключена вовсе – если стороны договорились, что исполнение договора будет осуществляться на основании бухгалтерских документов.
Первый шаг. Счет фактура. Счет фактура – документ, установленной формы, содержащий информацию о дате поставки, поставщике, покупателе (заказчике), их реквизиты, наименование товаров/услуг, их количество, единицу измерения, сумму, налоги, включенные в стоимость, итоговые суммы, печать и подпись продавца. Счет фактура может быть строгого образца ( плательщики НДС в Кыргызской Республики выписывают счет фактуры через Личный кабинет на портале Электронных счет фактур УГНС (ЭСФ УГНС)).Счет фактура часто считается закрывающим сделку документом. Однако, так как в счет фактуре отсутствует информация о принятии товаров/услуг покупателем/заказчиком, такой документ некорректно считать «закрывающим» сделку и правоустанавливающим.
Второй шаг. Закрывающие документы по обязательствам. Из счета-фактуры возникают два обязательства – у одной стороны передать товар/оказать услуги, у второй стороны принять этот товар/услуги и оплатить их. Отсюда вытекают два блока закрывающих сделку документов.
1.Закрытие обязательства по поставке товаров, работ или услуг.Закрывающими документами выступают или накладная (в случае поставки товаров) или акт выполненных работ. По своему содержанию эти документы идентичны счет-фактуре, но существенное и ключевое отличие их от Счет-фактуры состоит в том, что в накладной или акте выполненных работ есть пункты «Сдал – Принял». Это основная отметка о выполнении первого условия сделки сторонами и принятии этих условий. Накладная или акт выполненных работ готовится в двух идентичных экземплярах для каждой из сторон. Отметки сторон о сдаче-приемке товаров, работ или услуг (подписи и печати сторон) является подтверждением факта поставки.
2.Закрытие обязательства по оплате. В случае, если покупатель оплачивает наличными – подтверждением факта оплаты является приходный кассовый ордер (ПКО) и квитанция к приходному кассовому ордеру (часть ПКО) (выписывает продавец), квитанция к ПКО остается у покупателя, основной лист ПКО – у продавца. Печать ставится на стыке двух частей ПКО, что дает возможность при необходимости сличить части документа и удостовериться в правильности данных с двух сторон. Обе части ПКО должны содержать идентичную информацию. Как видите, ПКО является таким же двусторонним подтверждающим документом, как и акт выполненных работ или накладная, но это один документ (вместо двух экземпляров), поделенный на две идентичные части.
В случае оплаты перечислением – закрывающим (подтверждающим факт оплаты) документом будет выступать платежное поручение исходящее (готовится банком покупателя), а со стороны поставщика (продавца) – данными банковской выписки с расчетного счета. П/п исходящее потому и называется платежным ПОРУЧЕНИЕМ – покупатель поручает своему банку оплатить определенную сумму на счет определенный счет продавца.В случае оплаты через платежный терминал – платежный сервис выступает посредником между покупателем и продавцом для проведения расчета, но взамен оформления покупателем поручения на проведение платежа – платежный сервис предлагает автоматическую систему платежей (платежный терминал), в качестве подтверждения приема платежа (обязательства платежной системы перечислить сумму платежа на счет поставщика) – платежный терминал выдаст чек терминала с указанием даты, номера, характера операции и суммой. Сам терминал как правило привязан к фискальной системе – и вы можете сличить платеж сделав соответствующий запрос в платежную компанию.В случае оплаты через POS-терминал – чек POS-терминала является подтверждением факта оплаты (такой платеж признается безналичным).
Шаг 3. Окончательное закрытие сделки. В большинстве случаев, если в рамках одного договора в течении определенного периода было проведено несколько сделок, стороны, для проведения взаиморасчетов и определения сальдо перед друг другом подписывают Акт сверки взаиморасчетов.
Акт сверки содержит информацию о периоде сверки (например с 1 января 2021 по 31 декабря 2021), остаток (сальдо) задолженности на начало периода, хронологический список операций между сторонами – оплаты и поставки, сальдо задолженности на конец периода с каждой стороны, реквизиты сторон, подписи и печати о согласии с данными акта сверки. Акт сверки может быть согласован по отдельно взятому договору или по поставкам за период в целом. Этот документ необязателен для оформления, но в большинстве случаев стороны договариваются регулярно проводить сверку взаиморасчетов. Это удобно для подведения промежуточных итогов по сделкам.В некоторых случаях часть закрывающих документов может быть утеряна одной из сторон, и не подлежать восстановлению.
Например, покупатель при оплате через платежный терминал забыл забрать чек платежного терминала, и поставщик не может выдать квитанцию клиенту, т.к. платеж был осуществлен через сторонний платежный сервис (технически – продавец видит в своей банковской выписке поступление средств от платежной системы, и идентифицирует этот платеж в качестве платежа клиента, но не может выписать никакого подтверждающего документа покупателю, т.к. платежное поручение / чек терминала первично создает банк плательщика или платежный сервис, через который был осуществлен платеж, а не продавец).Или же, продавец потерял накладную с отметками «Сдал принял» с двух сторон. Копия такой накладной, взятая у покупателя не является закрывающим документом (т.к. это копия, и невозможно при необходимости сличить оба экземпляра накладных, т.к. один из них утерян), а на третьем экземпляре накладной (или акта выполненных работ) покупатель может отказаться расписываться в принятии – т.к. это может повлечь за собой негативные последствия для него (например, недобросовестный поставщик заведомо сообщил об утере своего экземпляра накладной, попросив покупателя еще раз расписаться в получении товара, после – поставщик, если он на самом деле не терял накладной – имея на руках две накладных с подписью покупателя о получении товара запросить покупателя оплатить вторую накладную, и покупатель не будет иметь весомых доказательств о том, что товар был получен им только один раз).
В случаях, описанных выше, подписание акта сверки является взаимовыгодным решением по «восстановлению» документарной целостности и в данном случае, акт сверки можно рассматривать как окончательный закрывающий документ. Часто, при восстановлении учета (когда большая часть документов утеряна) подписание актов сверки с покупателями и поставщиками приводит картину учета в норму и является универсальным решением тогда, когда восстановить иные закрывающие документы не представляется возможным.
Целостность документов.Так как документарное обеспечение сделки состоит из нескольких документов, которые не всегда могут возникать в один момент – например, покупатель авансом оплатил за товар, который заберет со склада поставщика через неделю – даты платежного документа и накладной будут отличаться на неделю, важно следить за тем, чтобы все документы по сделке содержали сквозную идентичную информацию о сторонах и характере сделки – т.е. по закрывающим документам должна быть четкая и ясная картина сделки. Недопустимо, когда по одной сделке накладная выписана на одного покупателя, а квитанция к ПКО на другого. Такая ситуация имеет место когда покупатель не ставит в известность реализатора (менеджера) о необходимости выписывать документы на его компанию. Бывают случаи, когда покупатель (организация) оплачивает перечислением за товар, а после, реализатор выписывая накладную и счет фактуру указывает Физическое лицо в поле «Покупатель» вместо организации, осуществившей перечисление ранее. В результате такую сделку в учете нельзя закрыть без дополнительных пояснений и проведения разъяснительной работы. Учитывая, что сделок может быть достаточно много в жизнедеятельности компании – такие разбирательства могут существенно усложнить жизнь компании.